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Titel
Text copied to clipboard!Backoffice-Assistent
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und zuverlässigen Backoffice-Assistenten, der unser Team bei der effizienten Abwicklung interner Prozesse unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für eine Vielzahl administrativer und organisatorischer Aufgaben verantwortlich, die den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicherstellen. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und tragen dazu bei, dass Informationen korrekt verarbeitet, Dokumente gepflegt und interne Abläufe optimiert werden.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Bearbeitung von Korrespondenz, die Pflege von Datenbanken, die Erstellung von Berichten sowie die Unterstützung bei der Terminplanung und Organisation von Meetings. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zwischen den operativen Abteilungen und der Verwaltung und sorgen dafür, dass alle internen Prozesse effizient und strukturiert ablaufen.
Ein hohes Maß an Genauigkeit, Diskretion und Organisationstalent ist für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck sorgfältig zu arbeiten. Der Umgang mit gängiger Bürosoftware wie Microsoft Office sowie Erfahrung mit Datenmanagementsystemen sind von Vorteil.
Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, in dem Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein geschätzt werden. Sie erhalten die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln und aktiv zur Optimierung interner Prozesse beizutragen. Wenn Sie gerne im Hintergrund arbeiten, aber dennoch eine zentrale Rolle im Unternehmen einnehmen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Bearbeitung von E-Mails und interner Korrespondenz
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Dokumenten
- Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Unterstützung bei der Organisation von Meetings und Terminen
- Verwaltung von Bürobedarf und internen Ressourcen
- Kommunikation mit anderen Abteilungen zur Koordination von Aufgaben
- Archivierung und Ablage von Unterlagen
- Mitarbeit bei der Optimierung interner Prozesse
- Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im administrativen Bereich von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse in Englisch von Vorteil
- Flexibilität und Belastbarkeit
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im administrativen Bereich?
- Wie gehen Sie mit mehreren Aufgaben gleichzeitig um?
- Welche Bürosoftware beherrschen Sie sicher?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Haben Sie bereits mit Datenbanken gearbeitet?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Was motiviert Sie an einer Tätigkeit im Backoffice?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Können Sie ein Beispiel für eine Prozessverbesserung nennen, die Sie umgesetzt haben?
- Wie flexibel sind Sie in Bezug auf Arbeitszeiten?
